Reorganiza tus eventos corporativos después del Coronavirus: tips imprescindibles

Organizar eventos corporativos puede ser muy diferente a partir de ahora. La propagación del coronavirus y sus drásticos efectos en la población, obligarán a tomar medidas y a transformar sustancialmente la forma habitual de trabajo. Al menos durante un tiempo, la prudencia aconseja no hacer grandes convocatorias o eventos por el Coronavirus que obliguen a movilizarse a profesionales procedentes de distintas partes del mundo.

Los eventos después del Coronavirus

Los expertos aseguran que el miedo hará que las personas seleccionen con mucha más cautela los eventos a los que van a asistir. La distancia social no terminará con el Estado de Alarma.

Los eventos que más pueden sufrir son las ferias y grandes encuentros que reúnen a personas desconocidas de multitud de países o regiones.

Reorganizar eventos ya programados

El confinamiento decretado por el Gobierno de España, que ha congelado toda actividad social en la primavera de 2020, ha obligado también a reorganizar eventos empresariales ya programados. Si es tu caso, y tenías alguna fecha ya cerrada, tendrás que avisar a los proveedores y también a los asistentes.

• No te apresures a fijar la nueva fecha. Lo mejor es que hables con los responsables del recinto o establecimiento donde fueras a celebrar el encuentro para anular o aplazar todos los planes. En las circunstancias actuales es difícil prever en qué momento podrás hacer la nueva convocatoria.

Organizar eventos corporativos después del Covid-19

Debida a esta crisis sin precedentes, muchos nos preguntamos cómo será el mundo cuando la situación se estabilice. Seguramente vivamos con restricciones autoimpuestas para evitar contagiarnos. Algunos expertos se han puesto de acuerdo y creen que así serán los eventos del futuro:

• Eventos más cortos. Se concentrarán al máximo las sesiones para evitar contactos innecesarios.
• Eventos menos numerosos. Se convocarán a las personas que sean realmente imprescindibles.
• Telemáticos. El resto de profesionales se conectarán con el evento a través de videoconferencia. De este modo se evitará una afluencia exagerada de personas en un mismo lugar o recinto.
• Flexibilidad. La facilidad en las condiciones de cancelación será fundamental en los contratos con los proveedores a partir de ahora.

Los tips que tienes que tener en cuenta

Si vas a organizar eventos en los próximos meses, hay una serie de consideraciones que tienes que tener en cuenta. Toma nota:

• Atención a las normativas. En estos tiempos de cambio, la normativa que emane del Ministerio de Sanidad para evitar contagios de Coronavirus será fundamental a la hora de organizar cualquier reunión profesional. El ministro de Sanidad informará de toda la regulación pertinente.
• Extrema la precaución. Las condiciones de higiene de los locales será fundamental. Procura que haya abundantes distribuidores de hidrogel para la limpieza de las manos y tanto jabón como papel para secarse las manos en los servicios.
• Revisa las dinámicas. En muchas ocasiones, en los eventos corporativos se utilizaban dinámicas de trabajo para romper el hielo que ahora resultan desaconsejadas. Cuanto mayor sea la distancia, mejor.
• Exige flexibilidad. Ahora somos conscientes de que cualquier cosa puede dar al traste con tus planes. Por eso es importante que exijas a tus proveedores ese margen de maniobra imprescindible en estos nuevos tiempos.
• Garantiza la conectividad. Es imprescindible que el escenario de tu evento tenga todos los requisitos técnicos y de conectividad que necesitarás para desarrollar la actividad y poder estar en contacto con todas las personas interesadas, garantizando así la deseada difusión y participación.
• Rechaza aglomeraciones. Busca locales adecuados al número de personas que vas a reunir, de tal forma que se pueda mantener la distancia de seguridad para evitar contagios, tanto de Coronavirus como de otros posibles virus.

El panorama vírico que se especula para los próximos meses es complicado: posibles confinamientos en otoño, nuevas oleadas de Covid-19, brotes de otras pandemias… Por eso es más necesaria que nunca una buena previsión de tal forma que los eventos corporativos se celebren de la mejor forma posible.

Tan sólo tienes que incluir nuevos parámetros a la hora de convocarlos, poniendo la seguridad y la salud en el primer lugar de la lista, y conjugando de forma mucho más fluida el verbo flexibilizar.